Conditions générales

Les présentes CGV s'appliquent à toutes les offres, devis, contrats et prestations conclus entre Be With You Events Sàrl, société à responsabilité limitée de droit suisse dont le siège est à 1217 Meyrin, canton de Genève, Suisse (n° IDE CHE-291.011.889), ci-après « l'Agence », et toute personne physique ou morale qui commande une prestation (ci-après le « Client »). Elles prévalent sur toute condition contraire du Client, sauf dérogation écrite expressément acceptée par l'Agence. Le fait de signer un devis, de verser un acompte ou de confirmer une réservation emporte acceptation sans réserve des présentes CGV.

Agence : Be With You Events Sàrl, interlocuteur unique du Client.
Client : le donneur d'ordre signataire du devis ou du contrat.
Artistes : les musiciens, DJs, chanteurs, groupes et intervenants du réseau de l'Agence.
Prestations : les services artistiques, techniques (son & lumière) et d'organisation fournis par l'Agence.
Chatbot : l'assistant conversationnel mis à disposition sur le site (cf. art. 16).

L'Agence met à disposition de ses Clients des prestations artistiques (booking d'artistes, animation musicale) et événementielles (matériel son et lumière, organisation et coordination). L'Agence intervient en qualité d'interlocuteur unique entre le Client et les Artistes : toute relation, négociation et communication avec ces derniers passe exclusivement par l'Agence. Le Client s'interdit de contacter ou d'engager directement un Artiste rencontré par l'intermédiaire de l'Agence sans l'accord écrit de celle-ci. Grâce à l'étendue de son réseau, l'Agence s'engage à proposer un Artiste correspondant au besoin ; elle ne garantit toutefois pas la présence d'un Artiste nominatif déterminé (cf. art. 8).

Chaque prestation fait l'objet d'un devis gratuit, établi sur mesure à partir des besoins exprimés par le Client (type d'événement, lieu, date, nombre d'invités, prestations souhaitées). L'Agence ne communique pas de tarif ferme avant l'établissement de ce devis. Sauf mention contraire, un devis est valable trente (30) jours à compter de son émission. Le contrat est réputé formé, et la réservation effective, à la double condition de la signature du devis ou du contrat par le Client et du versement de l'acompte prévu à l'art. 6. Pour un mariage, une réservation environ un an à l'avance est recommandée afin de garantir la disponibilité des Artistes les plus demandés.

Les prix sont indiqués en francs suisses (CHF) et s'entendent selon les modalités précisées sur le devis. Le cas échéant, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) suisse est applicable au taux légal en vigueur (actuellement 8,1 % pour le taux normal, conformément à la LTVA) ; le devis précise si les montants sont indiqués hors taxe ou toutes taxes comprises. Les frais annexes (déplacement, transport et installation du matériel, techniciens, hébergement, options telles que photobooth ou vidéaste) sont chiffrés séparément sur le devis. Toute prestation supplémentaire demandée après signature, ou tout dépassement d'horaire à la demande du Client, fait l'objet d'une facturation complémentaire selon les tarifs en vigueur.

Un acompte de 30 % du montant total est exigé à la confirmation de la réservation. Cet acompte permet de bloquer les Artistes et le matériel pour la date convenue. Le solde est dû au plus tard dix (10) jours après la prestation, sauf disposition différente précisée sur le devis. Les paiements s'effectuent par les moyens indiqués sur la facture. En cas de retard de paiement, le Client est en demeure à l'échéance convenue (art. 102 ss CO) ; un intérêt moratoire de 5 % l'an (art. 104 CO) ainsi que les frais de rappel et de recouvrement raisonnables peuvent être facturés.

Toute annulation doit être notifiée par écrit (courrier ou courriel). En cas d'annulation par le Client, l'acompte versé reste acquis à l'Agence au titre des frais de réservation et d'immobilisation des Artistes et du matériel. Selon le délai séparant l'annulation de la date de l'événement, des frais complémentaires, pouvant aller jusqu'à l'intégralité du prix convenu pour une annulation tardive, peuvent s'appliquer ; le barème exact est précisé sur le devis ou le contrat. Un report de date reste possible sous réserve de disponibilité des Artistes et du matériel et fait l'objet d'un accord écrit ; à défaut de nouvelle date convenue, les règles d'annulation s'appliquent.

Compte tenu de son rôle d'agence et de l'étendue de son réseau, l'Agence se réserve le droit de remplacer un Artiste par un autre de niveau et de répertoire équivalents, notamment en cas de maladie, d'empêchement, de force majeure ou pour tout motif organisationnel. Un tel remplacement, qui garantit la tenue de la prestation, ne constitue pas une inexécution et n'ouvre pas droit à indemnité. Si l'Agence se trouvait dans l'impossibilité totale d'assurer la prestation, sa responsabilité serait limitée au remboursement des sommes versées pour la prestation non exécutée, à l'exclusion de tout autre dommage.

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure ou de circonstances indépendantes de sa volonté (notamment intempéries, catastrophe naturelle, décision ou restriction des autorités, épidémie, grève, panne générale d'électricité, accident). Dans un tel cas, les parties s'efforcent de bonne foi de convenir d'un report. Les prestations déjà engagées ou les frais déjà exposés par l'Agence restent dus.

Le Client s'engage à fournir des informations exactes et complètes, à obtenir les autorisations et licences nécessaires à la tenue de son événement (autorisation du lieu, déclarations administratives, sécurité), et à mettre à disposition des Artistes et techniciens un espace adapté, sécurisé, couvert et disposant d'une alimentation électrique suffisante. Le Client est responsable du comportement de ses invités et de tout dommage qu'ils causeraient aux Artistes, au personnel ou au matériel.

L'Agence fournit un parc son et lumière professionnel. L'installation dure généralement de une à trois heures et ne nécessite pas, dans la plupart des cas, d'alimentation électrique particulière. Les techniciens d'installation et le transport sont proposés en option selon l'ampleur de l'événement. Le matériel demeure la propriété de l'Agence ; tout dommage, perte ou vol causé par le Client, ses invités ou un tiers durant la prestation peut être facturé à la valeur de remplacement. L'Agence décline toute responsabilité en cas de limitation de décibels imposée par le lieu, de coupure électrique ou de contrainte technique indépendante de sa volonté affectant la prestation.

Pour toute prestation s'étendant sur la durée d'un repas, le Client s'engage à fournir un repas chaud aux Artistes et aux techniciens présents, ainsi qu'un accès à des boissons. Un espace de pause à l'abri du public et des conditions d'accueil décentes sont attendus. Les conditions exactes sont précisées sur le devis.

La responsabilité de l'Agence est engagée dans les limites du droit suisse et, dans toute la mesure permise par la loi, est limitée au dommage direct et prévisible et plafonnée au montant total de la prestation concernée. L'Agence ne répond pas des dommages indirects ou consécutifs (perte de gain, préjudice d'image, etc.). Les présentes limitations ne s'appliquent pas en cas de faute grave ou de dol, ni pour les dommages corporels, conformément aux dispositions impératives du CO. Il appartient au Client de s'assurer pour son événement (responsabilité civile organisateur, annulation), l'Agence disposant de ses propres couvertures pour son activité.

L'exécution publique d'œuvres musicales peut donner lieu à des redevances auprès des sociétés de gestion compétentes (notamment la SUISA) et, le cas échéant, au titre d'autres droits voisins. Sauf accord écrit contraire précisé sur le devis, les démarches et le paiement de ces redevances liées à l'événement incombent à l'organisateur (le Client). L'ensemble des éléments fournis par l'Agence (textes, visuels, supports) demeure protégé et ne peut être réutilisé sans son autorisation.

Sauf opposition écrite du Client, l'Agence se réserve le droit de réaliser des photographies et vidéos lors de la prestation et de les utiliser à des fins de promotion (site internet, réseaux sociaux, supports commerciaux). Le Client garantit avoir recueilli les autorisations nécessaires auprès de ses invités. Toute demande de retrait peut être adressée à l'Agence, qui y donnera suite dans un délai raisonnable.

Le site peut proposer un assistant conversationnel (chatbot) fondé sur l'intelligence artificielle, destiné à renseigner le visiteur sur les prestations, le matériel et l'organisation, et à l'orienter vers une demande de devis. Les réponses du chatbot sont fournies à titre purement informatif et indicatif : elles n'ont aucune valeur contractuelle, ne constituent ni une offre ferme, ni une confirmation de date, ni une garantie de disponibilité ou de prix, et ne sauraient engager l'Agence. Seuls un devis et un contrat écrits et signés font foi. L'assistant peut produire des informations incomplètes ou erronées ; en cas de doute, le Client est invité à contacter directement l'Agence. Les échanges avec le chatbot peuvent être enregistrés et traités afin d'assurer le suivi des demandes et d'améliorer le service, dans les conditions de l'art. 17. Cette fonctionnalité est susceptible d'évoluer ; elle peut ne pas être disponible en permanence.

L'Agence traite les données personnelles communiquées via le formulaire de contact, le chatbot ou tout autre canal conformément à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et, lorsqu'il s'applique, au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les données sont collectées pour répondre aux demandes, établir des devis et assurer le suivi de la relation contractuelle ; elles ne sont pas vendues à des tiers et ne sont communiquées à des prestataires (hébergement, fournisseur du service d'IA, envoi de courriels) que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service. Le Client dispose notamment d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de ses données, qu'il peut exercer à l'adresse indiquée ci-dessous. Les détails figurent dans la politique de confidentialité du site.

Toute réclamation relative à la prestation doit être adressée à l'Agence par écrit dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les dix (10) jours suivant l'événement, avec une description précise du défaut allégué. Les parties s'efforcent de résoudre tout différend à l'amiable et de bonne foi avant toute action judiciaire.

L'Agence se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. La version applicable est celle en vigueur à la date de signature du devis ou du contrat. La dernière version est publiée sur le site, à l'adresse https://www.bewithyouevents.ch/conditions-generales.

Les présentes CGV, le devis et le contrat signés expriment l'intégralité de l'accord des parties. Si une clause devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteraient pleinement valables, la clause concernée étant remplacée par une disposition valable de portée économique équivalente. Le Client ne peut céder ses droits et obligations sans l'accord écrit de l'Agence.

Les présentes CGV et toute relation contractuelle qui en découle sont soumises exclusivement au droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises. Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux du siège de Be With You Events Sàrl, en Suisse, sous réserve des fors impératifs prévus par la loi, notamment en faveur des consommateurs (art. 35 CPC).

Pour toute question relative à ces conditions, contactez-nous à contact@bewithyouevents.ch ou au +41 79 959 22 69.